調達プロセスには、調達先探し、サプライヤーとの交渉、購入、在庫管理など、いくつかのステップが含まれます。調達とは主に製造用の原材料の調達を指しますが、外部ベンダーの調達や事務用品の購入など、製造以外の必要品の調達も含まれます。
調達はサプライチェーンの一部にすぎません。サプライチェーンとは、原材料の調達から最終製品の顧客への納品に至るまで、商品やサービスのエンドツーエンドの動きを指します。このプロセスにおけるリスクは、適切な評価とサプライチェーンの最適化によって最小限に抑えることができ、不正、品質不良、納期遅延、コスト超過などの問題発生の可能性を低減することができます。
本記事では 調達リスクに焦点を当て、企業が経営戦略や ビジネスデータを活用してリスクを軽減する方法について掘り下げていきます。
調達リスク要因トップ5
1. 時代遅れのテクノロジー
テクノロジーは急速に進化しており、サプライチェーンにおいて重要な役割を果たしています。時代遅れの方法に過度に依存することは、調達プロセスにおける非効率性やエラーを組織にもたらす可能性があります。
自動化やリアルタイムの可視性といった新しいテクノロジーは、大きな利点をもたらし、人的エラーなどの問題を完全に排除することで、ワークフローの合理化を確実に実現します。人的介入を必要とする作業は、ボトルネックの要因となり得るため、調達プロセスを可能な限り自動化することは、時間とコストの削減につながる投資となります。
一方で、デジタルソリューションの採用が増加するにつれ、サイバーセキュリティの脅威も大きなリスクとなっています。ランサムウェア攻撃やデータ漏洩などは日常的に発生しており、機密情報の漏洩や業務の中断につながる可能性があります。
2. 市場の変動性と経済リスク
世界経済の状態は常に変化しており、サプライヤーとの関係や購買決定に影響を及ぼす可能性があります。為替レート、インフレ、貿易規則、地政学的な対立の急速な変化は、主要な原材料の価格や供給に影響を及ぼす可能性があります。このような不確実性により、企業は限られた予算内で在庫を維持し、顧客の需要に応えることが難しくなる可能性があります。
3. 不完全なニーズ分析
調達プロセスは、ニーズの評価から始まります。購入を行う前に、まず、何を、いつまでに、いくらで必要かを決定しなければなりません。予測は、より良い調達計画を立てるために企業が使用するツールや方法のひとつであり、サプライチェーンの脆弱性による問題の発生を防ぐのに役立ちます。
例えば、商品の購入量が多すぎたり少なすぎたりすると、業務に悪影響を及ぼす大きな問題の引き金となる可能性があります。過剰購入による在庫の余剰は、不必要な支出となり、保管コストの増加や、材料の損傷の可能性を高めることにもなります。一方、購入量が十分でないと、生産の遅れや在庫切れが発生し、販売機会を失う可能性もあります。
4. サプライヤーのリスク
原材料の安定供給は事業運営に不可欠であるため、健全なサプライヤーとの関係を築くことが重要です。サプライヤーの財務状況が健全であることは、サプライヤーが突然倒産したり、資金繰りの問題で契約上の義務を果たせなくなるような事態が発生した場合に、貴社の事業に影響を及ぼす可能性もあります。
また、サプライヤーが生産能力を欠いていたり、自然災害などの予期せぬ事態に見舞われた場合、結果として品不足や品質管理の問題、出荷の遅延に直面する可能性もあります。このような理由から、単一のサプライヤーに依存することはリスクが高いといえます。代替の供給源を持たない場合、供給不足に陥る可能性が非常に高くなります。
5. サプライチェーンリスク管理の欠如
サプライチェーンリスクの特定と軽減に重点を置いた包括的なリスク管理計画がなければ、調達段階での意思決定において、サプライヤーの信頼性よりもコストの低さを優先してしまう可能性があり、結果として業務に脆弱性が生じる可能性があります。
強靭なサプライチェーンを構築するには、リスクを認識する姿勢を持つこと、そして予期せぬ地政学的リスクや自然災害にも対応できる、市場の変動に対する緊急時対応計画を持つことが必要です。世界的な新型コロナウイルスによるロックダウンで経験したように、サプライチェーンは深刻な影響を受け、企業は革新と適応を迫られ、その結果、その企業の業務はより強靭なものになりました。
調達リスクの評価と管理
調達段階では、頻繁に徹底的なニーズ分析を実施し、市場の変化、規制要件、さらには新技術の出現などの外部要因を考慮することで、リスクを軽減することができます。
また、調達プロセスを合理化し、データの正確性を高め、実行可能な洞察を提供できる最新の調達テクノロジーやソフトウェアプラットフォームに投資する価値もあります。 また、暗号化、ファイアウォール、定期的なセキュリティ評価など、強固なサイバーセキュリティ対策を実施して、デジタルインフラを保護することも重要です。 現在、ノーコードツールや簡単なフォームビルダーは、カスタマイズされたソリューションが誰でも開発できるようになったことで、業界の仕事のやり方を変えようとしています。
外部要因は予測が難しいかもしれませんが、それでもなお、ビジネスに影響を及ぼす可能性があります。市場の変動や為替リスクに対処するため、サプライヤーと事前に価格契約を結ぶ先物契約などの戦術の利用を検討してください。国境を越えて材料を調達する企業は、先物契約から利益を得ることができます。これは、為替レートの変動による損失を軽減するための為替ヘッジの一つの方法です。
また、為替レートの変動が一定の基準値を超えた場合は契約を破棄できるという条項を契約書に盛り込むのも有効な戦略です。この基準値を超えた場合は、契約を破棄する権利を留保します。つまり、為替レートが上昇して自社に利益をもたらさなくなった場合は、契約に縛られずに済むということです。これは、通常、継続的な購入契約に盛り込まれる条項です。
調達コストやサプライチェーンの安定性への潜在的な影響を予測するためには、経済情勢を定期的に評価し、シナリオ計画を立てることも重要です。経済情勢を注視し、調達先の可能性を広げることで、市場の変化に対応し、適応する体制を整えることができます。
日常業務において、サプライヤーのリスクは、あなたが負うことになる最も重大なリスクのひとつであるかもしれません。このリスクを回避するために、サプライヤーの財務健全性や品質管理プロセスについてデューデリジェンスを実施し、また、通常のサプライヤーがあなたとの契約を履行できないという最悪の事態に備えて、緊急時対応計画を策定することができます。コファス・モニタリングのようなサービスを利用すれば、重大な変化が生じた際にアラートが送信されるため、常に情報を入手することができます。
強固な計画を構築する一つの方法は、関連する社内部門間の協力を促進し、全体的なリスク管理計画を共同で策定することです。調達段階で特定された既存のリスクは、継続的にモニタリングする必要があり、新しい情報はリスク管理戦略の更新に利用することができます。
テクノロジーとデータで調達リスクを最小化
調達に関する意思決定は企業の収益に直接的な影響を与えるため、この段階でのリスクの最小化は極めて重要です。人工知能（AI）、自動化、データ分析などの先進的なテクノロジーを統合することで、従来の労働集約的な調達プロセスに伴う多くのリスクを大幅に削減することができます。
リアルタイムのデータと予測分析を活用することで、企業は情報に基づいた購買決定を下せるだけでなく、全体的な効率性を高め、人材を他の業務に再配置することも可能になります。
リスク管理の重要な要素は、常に一歩先を行くことですが、これには、地域の地政学や経済情勢に遅れずについていくと同時に、サプライヤーの財務状況に関する正確な最新情報を入手することが含まれます。また、自社のサプライチェーンとその関連リスクが、地域の経済情勢と比較してどのような位置にあるかを理解するために、必要な調査を行うことも意味します。
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